Mag ik telefoongesprekken opnemen?
Een veelgehoorde vraag is “mogen wij telefoongesprekken opnemen?”. De Nederlandse wetgeving was daar helaas niet heel erg duidelijk over maar met de komst van de Europese regelgeving GDPR is er meer duidelijkheid ontstaan. Als u onderstaande adviezen opvolgt dan voldoet u in ieder geval aan de richtlijnen zoals ze in het algemeen in Nederland worden gehanteerd.
Voor alle duidelijkheid er bestaat een groot verschil tussen telefoongesprekken opnemen voor eigen gebruik of gesprekken van anderen aftappen. Aftappen betekent dat u een gesprek opneemt waarbij u geen deelnemer bent. Om maar met het laatste te beginnen, gesprekken aftappen mag alleen justitie doen na goedkeuring. Indien u een gesprek aftapt riskeert u een gevangenisstraf van ten hoogste één jaar of geldboete van de vierde categorie (momenteel € 16.750,-) dit volgens art. 139c lid 1
PARTICULIEREN:
Als privépersoon mag u alle door u gevoerde opnemen. U hoeft uw gesprekspartner hiervan niet op de hoogte te brengen. Strafrechtelijk gezien, mag u best uw eigen telefoongesprekken opnemen. Levert dat bewijs van een strafbaar feit op (bijvoorbeeld bedreiging), dan is dat niet per se ontoelaatbaar voor de strafrechter. Dat geldt ook wanneer u niet vooraf hebt aangegeven dat u het gesprek zou opnemen. Tenslotte hoef je je als burger niet te houden aan de strenge opsporingseisen die het Openbaar Ministerie in acht zou moeten nemen. Civielrechtelijk mag u ook uw eigen telefoongesprekken opnemen. Dat levert ook geen probleem op zolang een gesprek enkel op wordt genomen om later nog eens rustig terug te kunnen luisteren wat er allemaal gezegd is (bijvoorbeeld een opname van een belangrijk gesprek met een arts of advocaat). Ook als u niet vertelt dat u het telefoongesprek gaat opnemen, is er niets aan de hand zolang u het enkel voor uw eigen privégebruik gebruikt. Overigens mag u die gesprekken niet zomaar publiceren: dat kan strafbaar zijn (smaad). Ook is chantage met stiekem opgenomen gesprekken strafbaar (afpersing, afdreiging).
ORGANISATIES:
Veel bedrijven gaven al een notificatie als ze telefoongesprekken opnemen. U heeft het vast wel eens gehoord; “dit gesprek kan worden opgenomen voor trainings of kwaliteitsdoeleinden”. Alhoewel dit voorheen niet echt een verplichting was in de Benelux is dat m.i.v. 25 mei 2018 wel. U dient uw klanten, als zij voor het eerst contact met u opnemen, te informeren over het feit dat u telefoongesprekken opneemt. Het opnemen van telefoongesprekken valt onder de nieuwe GDPR wetgeving omdat u privacy gevoelige informatie bewaard, denk hierbij sowieso al aan de naam en het telefoonnummer, maar uiteraard kan ook de inhoud van het gesprek privacy gevoelige informatie bevatten.
Een ander aspect waar u rekening mee dient te houden is dat uw klant het recht heeft om de data op te vragen die u van hem/haar heeft vastgelegd. Als uw klant hierom vraagt moet u de opgenomen gesprekken kunnen overleggen samen met de opgeslagen metadata. Veel opname apparatuur kan deze data eenvoudig exporteren. Hou er tevens rekening mee dat een klant kan verzoeken om de door u bewaarde data te verwijderen, u dient hier dan ook gehoor aan te geven. Een uitzondering op deze regel geldt voor financials. Financiële instellingen die onder de MiFID II regulering vallen zijn verplicht om alle data 5 jaar (in incidentele gevallen 7 jaar) te bewaren. Als een financiële instelling een verzoek krijgt tot verwijdering van data van een klant mag daar geen gehoor aan worden gegeven omdat de MiFID II regulering boven de GDPR wetgeving staat. Meer informatie betreffende de MiFID II regulering vindt u in onze blog “MiFID II Compliance Recording“.
Tenslotte moet u uw klanten informeren als er opgeslagen data is uitgelekt. Wij adviseren onze klanten dan ook om alle gesprekken versleuteld op te slaan. De door BPS International geleverde apparatuur heeft deze mogelijkheid.
U dient ook rekening te houden met de privacy van uw medewerkers. Zo mag u bijvoorbeeld geen privégesprekken opnemen van uw medewerkers. Op grond van de Wbp heeft een werknemer recht op informatie over, inzage in, aanvulling, verbetering, verwijdering en afscherming van zijn persoonsgegevens.
FINANCIËLE INSTELLINGEN:
Voor financiële instellingen gelden weer andere regels. Deze organisaties zijn verplicht om gesprekken op te nemen waarin transacties worden afgehandeld. Vanaf 3 januari 2017 gelden ook hier aangepaste regels. Deze regels zijn vastgelegd onder Markets in Financial Instruments Directive II. Één van de beklangrijkste wijzigingen is dat voortaan niet alleen het gesprek opgenomen dient te worden waarin de daadwerkelijke transactie wordt vastgelegd maar ook eventuele gesprekken die hieraan vooraf gaan.
Nadere informatie hierover vindt u op onderstaande website’s:
Rol van de ondernemingsraad
In de Wet op de ondernemingsraden staat dat de OR instemmingsrecht heeft over een besluit om gebruik te maken van een personeelsvolgsysteem én over privacyregels voor dat gebruik. Het opnemen van telefoongesprekken van de werknemers mag dus alleen met instemming van de OR. In organisaties waar geen OR is, moet het personeel in elk geval worden voorgelicht over de doeleinden waarvoor en de situaties waarin gesprekken worden opgenomen. Een werkgever die incidenteel telefoongesprekken opneemt, moet dit met de OR bespreken.
Hieronder vindt u enkele sites die het onderwerp gespreksopname verder uitdiepen;
Indien u nog vragen heeft betreffende de wet- en regelgeving op het gebied van het opnemen van telefoongesprekken kunt u te allen tijde contact met ons opnemen hierover.